Chắc trong chúng ta đã quá quen với các dụng cụ được gọi là đồ dùng văn phòng hay văn phòng phẩm. Từ khi chúng ta cấp sách đến trường đến khi đi làm việc đều phải trải qua nhiều lần sử dụng chúng. Những dụng cụ văn phòng rất nhiều loại và nhiều công dụng làm sao để biết được hết. Sau đây chúng tôi xin liệt kê một danh sách văn phòng phẩm thiết yếu cơ bản nhất cho hầu hết các công sở.
Bút bi:
Bút chì
Cục tẩy, bút tẩy
Bút lông, bút bảng trắng, phấn viết bảng
Giấy A4, giấy in bóng
Ghim kẹp giấy
Ghim bấm
Mực in máy
Bao bì hồ sơ
Bút dạ quang
Sổ/vở ghi chép
Note/stick
Keo dán, keo cuộn
Kéo cắt giấy
Dụng cụ bấm lỗ hồ sơ
Dây buộc tập hồ sơ
dụng cụ vệ sinh văn phòng
Đây là những dụng cụ bị tiêu hao trong 1 thời gian sử dụng, buộc phải mua cái mới. Những dụng cụ này bị tiêu hao do vài lý do khách quan như đính kèm theo dữ liệu hồ sơ, thất thoát trong lưu trữ, tiêu hao trong công tác giao dịch hồ sơ với khách.
Bảng trắng hoặc bảng phấn
Bàn ghế làm việc
Tủ hồ sơ
Salon tiếp khách
Dụng cụ văn phòng cố định hỗ trợ cho nhân sự trong công việc lên kế hoạch làm việc, nháp, thuyết trình dự án, tiếp khách đến thăm công ty… Tùy thuộc vào nhu cầu công ty mà sử dụng ít hay nhiều thiết bị trên.
Máy tính bàn
Máy in
Máy photocopy
Máy chiếu/ bảng thu máy chiếu
Thiết bị âm thanh văn phòng
Máy tính bỏ túi
Máy Fax
Máy scan
Đây là những thiết bị cần thiết nhất trong thời đại hiện nay vì nó thay thế rất nhiều các thiết bị giấy tờ khác trong việc lưu trữ dữ liệu và hồ sơ gốc.
Thiết bị văn phòng quan trọng nhất chính là máy tính. Nó có thể hỗ trợ mọi vị trí nhân sự điều hành công việc, quản lý tài liệu nội bộ cũng như giao tiếp trực tuyến với bên ngoài. Có thể nói máy tính (PC) vừa là thiết bị văn phòng cũng vừa là nguồn “nhân sự” vô cùng quan trọng trong tổ chức văn phòng hiện nay.
Do có tính tiêu hao, dễ thất thoát nên khi chọn mua loại đồ dùng văn phòng này chúng ta nên chọn loại thường, giá rẻ nhưng vẫn đảm bảo tính năng tốt khi dùng.
Loại văn phòng phẩm này thường được sử dụng với số lượng lớn và thường xuyên nên tìm hiểu các đơn vị cung cấp giá sỉ. Chọn đơn vị bán văn phòng phẩm có giá cạnh tranh, cung ứng cho chúng ta lâu dài.
Đối với trang thiết bị sử dụng lâu dài thì bạn nên cân nhắc chọn mua loại tốt, có giá thành hợp lý. Vì nếu để tiết kiệm mà mua sản phẩm kém chất lượng sẽ nhanh hỏng, lại phải mất công tìm mua cái mới vừa tốn kém nhiều lần mà gián đoạn ảnh hưởng công việc.
Còn nếu ngân sách công ty có hạn nhưng đang rất cần các dụng cụ văn phòng này bạn có thể tìm mua sản phẩm loại tốt đã qua sử dụng. Đặc biệt các mặc hàng thanh lý sẽ có giá cả rất hợp lý mà chất lượng vẫn đảm bảo. Với điều kiện bạn phải am hiểu tính chất của dụng cụ để tránh mua nhầm.
Tuổi thọ sử dụng của các thiết bị điện tử phụ thuộc vào nhiều yếu tố, mà yếu tố đầ utieen chính là thương hiệu. Hãy xem xét chất lượng của sản phẩm điện tử từ nhà sản xuất và đời máy mà chọn lựa thiết bị phù hợp với dự toán của bạn.
Đây là những dụng cụ văn phòng mang tính chiến lược quan trọng trong công việc. Một trục trặc nhỏ của nó cũng làm ảnh hưởng lớn đến tiến độ công việc của bạn. Cho nên đừng vì quá tiết kiệm mà sử dụng những thiết bị không chính hãng hoặc hãng không có uy tín.
Đặc biệt vẫn là chiếc máy tính cho nhân viên. Mỗi cấu trúc nhân sự sẽ cần đến cấu hình máy tính phù hợp để làm việc. Vì thế, cần sự am hiểu về tính chất công việc mà chọn mua loại vừa tầm sẽ tiết kiệm chi phí đáng kể.
Không kể đến những thiết bị văn phòng đắt tiền thì những dụng cụ văn phòng giá trị thấp thường ít được xem trọng. Chính vì thế loại nhỏ nhặt này dễ thất thoát lãng phí nếu không biết cách chưng dụng đúng chỗ.
Sau đây là cách sử dụng đồ dùng văn phòng hiệu quả muốn chia sẻ đến cho bạn:
Thông thường trưởng phòng nhân sự sẽ đảm nhiệm phụ trách cung ứng văn phòng phẩm cho nhân viên các phòng ban khi được đề xuất. Nên theo dõi số lượng đề xuất, thống kê nhu cầu và kiểm tra hao phí xem có đáng hay không.
Đôi khi chúng ta xem nhẹ việc này, không để ý sẽ phải chi khá nhiều ngân sách một cách âm thầm mà không hay biết. Tuy mỗi vật phẩm này ít giá trị nhưng mục đích sử dụng của chúng lại có thể không phải nằm trong công việc chính.
Một chút tư tưởng “không đáng kể” của nhiều nhân viên sẽ thành đáng kể của cả công ty. Cho nên việc kiểm soát đề xuất và khuyên nhũ nhân sự biết tiết kiệm văn phòng phẩm là điều nên thực hiện.
Sự lãng phí đồ dùng văn phòng dễ thấy nhất chính là giấy in. Vài lý do như: in lỗi in lại, máy in gặp sự cố nuốt giấy, hoặc sử dụng sai mục đích gây tốn kém đáng kể.
Có thể tận dụng lại những tài liệu thải còn trống 1 mặt giấy để sử dụng cho vài chứng từ không quá quan trọng.
Bút bi, ghim giấy, stick…cũng rất dễ “bốc hơi” không rõ nguyên nhân nếu chúng ta không để ý quản lý. Thử so sánh cách sử dụng của một vài nhân viên cùng phòng ban sẽ thấy ngay sự khác biệt nếu xảy ra thất thoát.
Các thiết bị máy in, photocopy có tần suất sử dụng rất nhiều, chắc chắn hay gặp tình trạng hết mực, lỗi cuộn vv… Cho nên cần đến thợ bảo trì thường xuyên. Đây là yếu điểm để những nhân viên bảo trì lợi dụng “vẽ bùa’ khiến công ty tốn kém rất nhiều.
Để khắc phục điều này trước tiên bạn cần tìm người có chuyên môn về lĩnh vực sửa chữa để được cố vấn về “bệnh” thường gặp ở những thiết bị này. Điều này rất có lợi khi bạn tự đoán được nguyên nhân trục trặc của máy và ước lượng được giá thành sửa chữa.
Thiết bị kế tiếp gây thất thoát ngân sách khá nhiều đó là hệ thống máy điều hòa. Loại máy này không thể thiếu trong công sở hiện nay. Chúng hoạt động hầu như đủ 8h làm việc cho đến hơn cho nên thường gặp vấn đề. Và chi phí mỗi lần gọi đến dịch vụ bảo trì cũng khiến chúng ta phải ngán ngẩm nếu không rõ tường về nó.
Cho nên ngay từ đầu cần tìm được đơn vị dịch vụ bảo trì có tâm là rất cần thiết. Và đó cũng là cách chi tiêu cho đồ dùng văn phòng hợp lý.
Những tin mới hơn