Quy trình làm thủ tục chuyển văn phòng và vận chuyển văn phòng trọn gói

Khác với việc chuyển nhà, quá trình chuyển đổi văn phòng công ty đòi hỏi sự phức tạp nhiều hơn. Chuyển văn phòng không chỉ là việc di chuyển địa điểm và sắp xếp đồ đạc đến địa điểm mới, mà còn liên quan đến các thủ tục chuyển văn phòng trên giấy tờ phức tạp.

Để tiến hành chuyển công ty và duy trì hoạt động kinh doanh theo đúng quy định của pháp luật, bên cạnh việc di dời vật liệu và trang thiết bị, bạn cần hoàn tất một loạt các thủ tục hành chính.

Vậy nên, quá trình thực hiện thủ tục chuyển văn phòng công ty bao gồm những bước nào và yêu cầu những điều gì? Chúng ta hãy cùng tìm hiểu về quy trình này thông qua các dịch vụ của SG Moving.

Các thủ tục chuyển văn phòng cá nhân hoặc công ty

Bước 1. Thực hiện thủ tục chuyển văn phòng nộp hồ sơ khai báo đến cơ quan thuế

Khi có sự thay đổi về địa chỉ kinh doanh, quý doanh nghiệp cần tiến hành khai báo với cơ quan thuế đang quản lý doanh nghiệp của mình.

Đối với hồ sơ, theo quy định của Thông tư 80/2012/TT-BTC, bao gồm Tờ khai theo mẫu 08-ĐK-TCT, trong đó điền đầy đủ thông tin về việc thay đổi địa chỉ.

Thông thường, các Chi cục thuế yêu cầu doanh nghiệp nộp một bộ hồ sơ bao gồm:

• Biên bản họp về quyết định chuyển trụ sở.
• Quyết định thống nhất thay đổi địa chỉ của công ty.
• Thông báo về việc thay đổi địa chỉ kinh doanh.
• Tờ khai điều chỉnh đăng ký thuế theo mẫu 08-ĐK-TCT mà bộ quy định.
• Bản sao giấy đăng ký kinh doanh hiện tại của công ty.
• Bản báo cáo về việc sử dụng hóa đơn tại cơ quan thuế.

Tùy thuộc vào từng cơ quan, có thể yêu cầu thêm giấy giới thiệu khi người đại diện của doanh nghiệp đi nộp hồ sơ.

Bước 2: Nhận kết quả trả về từ cơ quan thuế nhà nước

Sau khoảng 8 ngày kể từ ngày nộp hồ sơ, bạn sẽ nhận được thông báo kết quả từ cơ quan thuế (mẫu 09-MST).
Thông báo kết quả này sẽ cung cấp thông tin về tình trạng kê khai và thanh toán thuế của doanh nghiệp. Tại thời điểm này, doanh nghiệp của bạn cần bổ sung thông tin kê khai cần thiết và hoàn thành mọi nghĩa vụ thanh toán thuế.

Bước 3. Gửi hồ sơ đến phòng đăng ký kinh doanh về thay đổi địa chỉ công ty

Quy trình tiếp theo vô cùng quan trọng khi thực hiện việc chuyển văn phòng công ty là cập nhật thông tin trong hồ sơ đăng ký kinh doanh.
Hồ sơ cần bao gồm:

• Biên bản họp về quyết định chuyển trụ sở.
• Quyết định chính thức thay đổi địa chỉ của công ty.
• Thông báo về việc thay đổi địa chỉ kinh doanh và thông tin đăng ký thuế.
• Các giấy tờ liên quan đến địa điểm kinh doanh mới để chứng minh điều kiện sử dụng (hợp đồng mua/thuê).
• Mẫu 09-MST được cơ quan thuế trả về trước đó.
• Bản sao của giấy phép đăng ký kinh doanh cũ.
• Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ.

Khi đã hoàn tất chuẩn bị hồ sơ, bạn có thể đến phòng đăng ký kinh doanh tại Sở Kế hoạch & Đầu tư của quận hoặc huyện, nơi bạn đã đăng ký ban đầu để điều chỉnh thông tin.

Bước 4: Đăng ký lại thông tin với cơ quan thuế tại địa điểm mới (nếu di chuyển giữa các tỉnh/thành phố khác nhau)

Trong khoảng 10 ngày kể từ ngày cấp đổi giấy phép kinh doanh dựa trên địa điểm mới, doanh nghiệp cần đến cơ quan thuế địa phương mới để thực hiện việc đăng ký lại. Hồ sơ bao gồm:

• Tờ khai 09-MST
• Bản sao chứng thực giấy đăng ký kinh doanh mới.

Bước này chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp chuyển văn phòng công ty giữa các tỉnh hoặc thành phố. Trong trường hợp chỉ di chuyển trong nội bộ của quận, huyện thuộc tỉnh thành phố, bước này có thể được bỏ qua.

Bước 5. Thực hiện thủ tục đổi lại con dấu

Thường thì con dấu của doanh nghiệp sẽ chứa thông tin về địa chỉ kinh doanh. Do đó, khi chuyển văn phòng và địa chỉ thay đổi, bạn cần thực hiện việc đăng ký đổi lại con dấu.
Chuyển cùng quận, huyện: Có thể không cần phải khắc lại dấu.
Chuyển khác quận, huyện trong cùng một địa phương: Nộp hồ sơ đến cơ quan công an nơi cấp dấu cũ để yêu cầu thay đổi.
Chuyển khác tỉnh, thành phố: Thực hiện thủ tục trả lại dấu tại cơ quan công an nơi đã cấp dấu cũ, đồng thời nộp hồ sơ xin cấp mới tại cơ quan công an địa phương mới. Hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:

• Bản sao của giấy phép đăng ký kinh doanh mới đã được điều chỉnh địa chỉ.
• Giấy tờ liên quan chứng nhận việc đăng ký mẫu dấu (cũ).
• Giấy giới thiệu nhận con dấu.

Các lưu ý cần biết trong thực hiện thủ tục chuyển văn phòng

Quy trình thủ tục chuyển văn phòng công ty đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và đầy đủ giấy tờ, nhằm tránh những thiếu sót có thể dẫn đến việc phải bổ sung sau đó, gây trì trệ trong hoạt động kinh doanh của công ty.

Lập kế hoạch triển khai trước

Để đảm bảo quá trình di chuyển cơ quan làm việc diễn ra mượt mà, quan trọng nhất là nên tìm hiểu cách lập kế hoạch chuyển văn phòng một cách khoa học. Điều này giúp tránh được mọi sơ sót không mong muốn.

Thông báo trên các phương tiện cho đối tác & khách hàng

Trong quá trình chuyển văn phòng, quý doanh nghiệp cần thông báo sự thay đổi trên trang web, gửi thông báo qua văn bản, fax hoặc email đến các đối tác và khách hàng quan trọng, cung cấp thông tin chi tiết về ngày bắt đầu hoạt động tại địa điểm mới.
Để hỗ trợ quá trình này, bạn có thể tham khảo Mẫu thông báo chuyển văn phòng công ty.

Xem xét phong thỷ

Ngoài các thủ tục hành chính, cũng cần chú ý đến các thủ tục phong thủy để đảm bảo sự thuận lợi và may mắn trong quá trình chuyển văn phòng.
Điều này có thể bao gồm việc xem ngày tốt để chuyển văn phòng, chuẩn bị bài văn khấn chuyển văn phòng, thực hiện lễ cúng nhập trạch cho văn phòng mới, và nhiều hành động khác.

Tại sao công ty không nên tự mình chuyển đồ văn phòng?

Chuyển văn phòng có thể được mô tả như một nhiệm vụ khó khăn mà nhiều doanh nghiệp đều không mong muốn phải đối mặt.
Việc này mang đến không ít phiền toái cho công ty khi buộc phải di dời văn phòng làm việc đến một địa điểm mới.

Khó khăn đầu tiên phải đối mặt là sự thiếu kinh nghiệm của nhân viên trong việc tháo rời và đóng gói trang thiết bị, dẫn đến những rủi ro như hỏng hóc các vật dụng trong văn phòng, bao gồm máy móc, thiết bị điện tử và nội thất.

Ngoài ra, nếu tự thực hiện quá trình chuyển văn phòng mà không có sự chuyên nghiệp, doanh nghiệp sẽ mất rất nhiều thời gian quý báu. Điều này không chỉ tác động đến hiệu suất làm việc của công ty mà còn tạo ra nhiều rủi ro không lường trước được. Thiệt hại không chỉ xuất phát từ việc không tiết kiệm được chi phí mà còn là sự mất mát đáng kể.

Lựa chọn đơn vị tư vấn vận chuyển văn phòng trọn gói uy tín chất lượng

Khi lựa chọn đơn vị tư vấn vận chuyển văn phòng trọn gói, hãy chú ý đến các yếu tố quan trọng:

• Chọn đơn vị có kinh nghiệm và uy tín.
• Đảm bảo đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp.
• Ưu tiên đơn vị cung cấp dịch vụ trọn gói.
• Đảm bảo có chính sách bảo hiểm hàng hóa, thiết bị.
• So sánh giá cả để nhận giá trị tốt nhất.
• Kiểm tra phản hồi từ khách hàng trước đó.
• Thỏa thuận Hợp đồng rõ ràng.
• Đảm bảo có đầy đủ phương tiện và thiết bị hiện đại.
• Khả năng hỗ trợ khách hàng đa dạng.
• Xem xét đánh giá và chứng chỉ liên quan của đơn vị vận chuyển.

Bằng cách này, bạn có thể chọn được đơn vị uy tín và chất lượng một cách hiệu quả.

Đơn vị chuyển văn phòng uy tín nhanh chóng tại SG Moving

SG Moving cam kết mang đến bảng giá chuyển văn phòng trọn gói, thủ tục chuyển văn phòng đáng tin cậy nhất cho cả khách hàng cá nhân và doanh nghiệp. Với mức giá cước thấp nhất, chúng tôi nhằm giảm bớt gánh nặng về khó khăn và chi phí khi khách hàng quyết định di chuyển văn phòng đến địa điểm mới.

Với hơn 10 năm kinh nghiệm, dịch vụ chuyển văn phòng của chúng tôi đã phục vụ hơn 25,000 khách hàng từ doanh nghiệp lớn đến doanh nghiệp nhỏ, bao gồm các đối tác uy tín như Vietcombank, Vietnam Airlines, Ngân hàng ACB, Co.op Mart, Jetstar, và nhiều đối tác khác. Điều này đảm bảo rằng Quý Doanh nghiệp có thể hoàn toàn tin tưởng và an tâm khi chọn lựa sử dụng dịch vụ của chúng tôi.

Xem thêm: Dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói uy tín hàng đầu – Sài Gòn Moving