Việc chuyển văn phòng đối với mỗi công ty là điều không thể tránh khỏi. Công tác này đòi hỏi tiêu tốn rất nhiều thời gian và công sức, bởi vậy để tiến hành chuyển văn phòng một cách đơn giản và nhanh chóng nhất thì việc lập kế hoạch chi tiết là điều vô cùng cần thiết. Hôm nay chúng tôi sẽ giới thiệu đến bạn các bước lập kế hoạch chuyển văn phòng thật hữu ích nhé!
Có cần thiết phải lập kế hoạch chuyển văn phòng hay không?
Công ty là nơi làm việc chung của rất nhiều người chứ không phải chỉ là một vài cá nhân. Đối với những công ty quy mô còn nhỏ, chắc hẳn sẽ thấy việc làm này không thực sự hữu ích nhiều. Tuy nhiên với những công ty lên đến hàng trăm nhân viên thì việc lập kế hoạch chuyển văn phòng sẽ phát huy hiệu quả vô cùng lớn. Đầy là điều tất yếu để quyết định xem công tác này có diễn ra thuận lợi hay không.
Kế hoạch chuyển văn phòng của mỗi công ty có thể được quyết định từ 1-2 năm trước. Bởi thế mà bản lập kế hoạch chuyển văn phòng phải được hoàn thiện càng sớm càng tốt. Bản kế hoạch này sẽ giúp mọi người có thể hình dung ra được toàn bộ quá trình chuyển văn phòng của công ty để sắp xếp công việc cá nhân cho hợp lý.
Bên cạnh đó, bản kế hoạch này cũng đưa ra mức dự trù chi phí khi chuyển văn phòng. Tránh tình trạng phát sinh các chi phí ngoài ý muốn và đưa ra phương án tìm đơn vị vận chuyển chủ động nhất.
Các bước lập kế hoạch chuyển văn phòng
Một bản kế hoạch chuyển văn phòng bao gồm rất nhiều khía cạnh mà người lập cần phải chú ý tới. Nếu bạn chưa hình dung được, hãy cùng tìm hiểu với chúng tôi ngay dưới đây nhé!
Lập kế hoạch dự án
- Lập kế hoạch dự án chuyển văn phòng sẽ bao gồm các công việc chủ đạo sau:
- Lên danh sách những công việc cần phải thực hiện liên quan tới công tác chuyển văn phòng
- Chỉ định người chịu trách nhiệm chính trong công tác này. Có thể thành lập thêm một đôi hỗ trợ để công việc hoàn thành hiệu quả hơn.
- Thiết lập từng công việc cho từng cá nhân được phân công.
- Xác định thời gian hoàn thành cho từng công đoạn chuyển văn phòng.
Thiết lập thời gian chuyển văn phòng
Hầu hết các công ty hiện nay đều đi thuê văn phòng từ các đơn vị khác. Do đó, trước khi tiến hành chuyển văn phòng, bạn nên xem lại hợp đồng thuê văn phòng trước đó bao giờ hết hạn. Từ đó, xác định được thời gian chuyển văn phòng hợp lý nhất.
Thời gian này cần được xác định từ sớm để thông báo với toàn bộ nhân viên trong công ty để mọi người chủ động sắp xếp thời gian và công việc.
Dự trù ngân sách, kinh phí
Lập kế hoạch chuyển văn phòng không chi đơn thuần giúp mọi người hình dung được quá trình chuyển văn phòng của công ty. Đây còn là cách giúp đơn vị xác định được chính xác chi phí bỏ ra là bao nhiêu.
Với chi phí chuyển văn phòng có hạn, bạn nên tìm kiếm một đơn vị chuyên dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói, sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức. Không chỉ có chi phí vận chuyển, bạn cũng nên dự trù thêm một khoản bảo hiểm, vì một số đồ đạc giá trị có thể hư hỏng trong quá trình vận chuyển.
Tìm văn phòng mới
Trong bản lập kế hoạch chuyển văn phòng tất nhiên không thể thiếu được bước tìm kiếm văn phòng mới. Để tìm được một văn phòng như ý, ban cần thiết lập một số tiêu chí riêng như: địa điểm, diện tích văn phòng mới, thời gian thuê trong bao lâu, có thuận lợi trong việc di chuyển hay không?
Lên kế hoạch cho văn phòng mới
Khi đã có được địa điểm văn phòng mới thích hợp, bạn cần bắt tay ngay vào công đoạn thiết kế và sắp xếp vị trí không gian làm việc. Sau đó, hãy đưa bản sắp xếp này cho nhóm phụ trách có liên quan để hoàn thành công việc nhanh chóng.
Lựa chọn những đồ đạc còn sử dụng được lâu dài để đem sang văn phòng mới để tiết kiệm không gian. Những thiết bị đã cũ có thể loại bỏ và thay thế bằng thiết bị mới.
Trên đây chúng tôi đã hướng dẫn bạn hoàn thành xong các bước lập kế hoạch chuyển văn phòng đơn giản và nhanh chóng nhất. Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị chuyển văn phòng trọn gói, hãy tìm ngay đến chúng tôi. Chuyennhansgm luôn sẵn sàng phục vụ bạn mọi lúc, mọi nơi.
Xem thêm: Lưu ý khi chuyển nhà mùa dịch Covid 19 – Sài gòn moving
Sài Gòn Moving - Đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ chuyển văn phòng, chuyển nhà...uy tín hàng đầu
