Thay đổi địa chỉ công ty để chuyển văn phòng tại một địa chỉ mới là điều hết sức cấp bách, cần thiết cho nhiều doanh nghiệp. Việc di dời văn phòng công ty đến một nơi khác đòi hỏi tính khách quan và kế hoạch kỹ lưỡng cao. Nếu muốn làm được điều này thuận lợi, bạn phải chắc chắn rằng, công ty của bạn đã sẵn sàng chuẩn bị mọi thứ.
Vì sao phải thông báo chuyển văn phòng?
Chuyển văn phòng đến tại một địa điểm mới, dẫn đến nhiều sự thay đổi cũng đổi thay theo như địa chỉ văn phòng kéo theo các hotline cũng thay đổi. Khi đã chọn được ngày đẹp để chuyển văn phòng. Việc thông báo thay đổi địa chỉ văn phòng là hết sức quan trọng cho một doanh nghiệp. Bởi vì:
- Vấn đề thông báo chuyển văn phòng giúp khách hàng, đối tác biết được địa chỉ mới của công ty bạn để tiện qua lại bàn về vấn đề làm ăn.
- Khách hàng và đối tác sẽ không mất thời gian tìm kiếm địa chỉ mới của bạn trên bản đồ.
Ngược lại, nếu khách hàng và đối tác không được thông báo trước về vấn đề chuyển văn phòng của công ty bạn, sẽ xảy ra điều gì?
- Bạn sẽ mất đi sự tín nhiệm của khách hàng và đối tác vào công ty bạn.
- Công ty sẽ mất đi một lượng khách hàng và đối tác trung thành, uy tín. Điều đó sẽ gây cản trở và trở ngại rất lớn cho công ty bạn, về vấn đề phát triển trao đổi và bàn bạc làm ăn sau này.
- Khách hàng và đối tác, cảm thấy ý thức tôn trọng của doanh nghiệp bạn rất kém, đồng thời làm giảm nền thương hiệu của công ty bạn.
Vì vậy, bạn phải lập mẫu thông báo chuyển văn phòng, để báo ngay cho khách hàng và đối tác được biết càng sớm càng tốt.
Lưu ý khi sử dụng mẫu thông báo chuyển văn phòng?
Bạn cần đặc biệt hết sức lưu ý những vấn đề sau, khi sử dụng mẫu thông báo chuyển văn phòng. Để tránh tình trạng không may xảy ra, doanh nghiệp bạn sẽ phải chịu gánh nặng và hậu quả không lường.
Đối tượng cần thông báo: Báo cho ai? Vị trí nào?
Khách hàng và đối tác
Khi thông báo chuyển văn phòng, đa số sẽ hướng đến hai đối tượng chính là khách hàng và đối tác. Họ sẽ là những người tác động mạnh nhất, thậm chí là liên quan đến cả hoạt động kinh doanh sống còn của doanh nghiệp bạn.
Vì khách hàng chuyển sử dụng các sản phẩm của công ty, không chỉ mang lại doanh thu mà còn nâng cao dịch vụ cho công ty bạn một tầm cao mới. Còn đối tác sẽ là người cùng hợp tác để thúc đẩy kinh doanh và cung cấp thêm các nguyên vật liệu, dịch vụ mới cho công ty.
Cho nên, khách hàng và đối tác là hai đối tượng mà công ty bạn cần thông báo chuyển văn phòng đầu tiên, đến tại địa chỉ làm việc mới.
Nhân sự công ty
Nhân sự công ty cũng cần được biết đến ngày và giờ, thời điểm công ty cần chuyển văn phòng mới. Để họ giúp công ty sắp xếp và thu xếp đồ đạc như giấy tờ, máy tính, … chuyển đến văn phòng mới. Cho nên cấp trên có nhiệm vụ thông báo cho các nhân viên của mình, trước một hoặc hai ngày chuyển đi.
Chính quyền địa phương
Ngoài việc thông báo cho khách hàng và đối tác cùng các nhân sự trong việc hoạt động của công ty. Bạn cũng nên thông báo đến chính quyền địa phương cũ và mới, để họ nắm rõ tình hình kinh doanh của công ty bạn. Chú ý nên gửi mẫu thông báo chuyển văn phòng đến các cơ sở ban ngành có liên quan trong lĩnh vực ngành kinh doanh của công ty.
Vị trí cần thông báo khi chuyển văn phòng?
Có rất nhiều vị trí để bạn thông báo khi chuyển văn phòng nhanh chóng và thuận lợi. Với nền công nghệ văn minh hiện đại như ngày nay, việc thông báo thông tin đến đại quần chúng sẽ rất nhanh.
Bạn có thể thông báo chuyển văn phòng qua thông tin điện tử như gửi mail, đăng trên các diễn đàn xã hội, gọi điện thông báo, … Nhưng việc thông báo của bạn phải đảm bảo là các thông tin đó phải đến tận tai khách hàng nghe và nhìn thấy, mới có thể xác thực chính xác.
Một số phương tiện thông báo khi chuyển văn phòng
Đăng trên website doanh nghiệp: Đây là cách làm hữu hiệu và tốt nhất. Vì trang web là nơi khách hàng và đối tác tìm kiếm, được những thông tin thay đổi chính xác nhất từ công ty.
Dán thông báo ở cửa: Bạn vừa có thể kết hợp với việc đăng lên web với dán thông báo tại cửa công ty cũ. Để khi khách hàng tìm đến, có thể nhận và nắm rõ được các thông tin của công ty bạn, khi chuyển đến địa chỉ văn phòng mới.
Lưu ý bản thông báo này phải có đầy đủ chi tiết như mẫu thông báo chuyển văn phòng, có chữ ký, tên người điều hành đóng dấu rõ ràng. Thì khách hàng mới có thể tin tưởng.
Gửi mail và gọi điện: với 2 phương tiện truyền thông này bạn chỉ nên áp dụng với những khách hàng và đối tác, thực sự thân cận và quá quen thuộc với công ty. Để thể hiện sự tôn trọng với họ.
Mẫu thông báo chuyển văn phòng của một công ty?
Có khá nhiều mẫu thông báo chuyển văn phòng, cho doanh nghiệp bạn sử dụng. Nhưng khi dùng bản thông báo, bạn cần chú trọng và lưu ý những vấn đề sau đây:
- Thông tin mẫu thông báo phải ngắn gọn, xúc tích, đọc dễ hiểu.
- Thời gian, địa điểm rõ ràng tại văn phòng mới
- Thông tin địa chỉ cũ và địa chỉ mới
- Có chữ ký và đóng dấu của giám đốc
Sau đây, chúng tôi sẽ gửi đến tất cả các doanh nghiệp đang có ý định chuyển văn phòng tại địa chỉ mới. Tham khảo mẫu thông báo chuyển văn phòng công ty mới nhất hiện nay:
CÔNG TY …………….. CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TÊN VIẾT TẮT CÔNG TY Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Số: ….. Ngày….tháng … năm ….
THÔNG BÁO
V/v: chuyển văn phòng giao dịch
Kính gửi: Quý khách hàng, đối tác, Cổ đông Công ty
Công ty ….. xin chân trọng thông báo đến quý khách hàng, đối tác và cổ đông về việc thay đổi địa chỉ văn phòng giao dịch kể từ ngày … tháng … năm … như sau:
Tên công ty:
Văn phòng giao dịch cũ:
– Địa chỉ: ……
– Điện thoại: …..
– Fax: ….
Văn phòng giao dịch mới:
– Địa chỉ: …..
– Điện thoại: ….
– Fax: …..
Kể từ ngày … tháng … năm …, các giao dịch kinh doanh vui lòng xin gửi về địa chỉ trên. Mọi chức năng hoạt động và các thông tin liên quan khác của Công ty không thay đổi.
Chúng tôi xin chân thành cảm ơn sự hợp tác của Quý khách hàng, đối tác, các cổ đông trong thời gian qua và hy vọng nhận được sự hợp tác, hỗ trợ chặt chẽ hơn trong thời gian sắp tới.
Trân trọng kính chào! GIÁM ĐỐC
Nơi nhận:
– Như trên;
– Lưu VT.
Khi bạn đã thông báo chuyển văn phòng và mong muốn tìm dịch vụ chuyển văn phòng hãy tìm đến với Sài Gòn Moving. Hãy liên ngay để chúng tôi tư vấn và phục vụ công ty bạn được nhanh nhất
Xem thêm: Kinh nghiệm khi di dời kho xưởng – an cư là để lạc nghiệp
Sài Gòn Moving - Đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ chuyển văn phòng, chuyển nhà...uy tín hàng đầu
