Chuyển văn phòng cần làm những gì?

Chuyển văn phòng là một công việc quan trọng, tốn nhiều thời gian và sức lực. Có phải bạn đang có kế hoạch chuyển văn phòng trong thời gian tới nhưng chưa biết phải bắt đầu từ đâu? Bài viết dưới đây sẽ là câu trả lời dành cho bạn “chuyển văn phòng cần làm những gì?”

Thuê văn phòng mới trước khi chuyển văn phòng 

Trước khi chuyển văn phòng, bạn phải tìm thuê văn phòng mới thay thế. Địa điểm văn phòng cần chú ý đến nhiều yếu tố như diện tích, vị trí, tiện ích, không gian làm việc, giá thuê để đảm bảo phù hợp với quy mô nhân sự, tính chất công việc và tình hình tài chính của công ty hiện tại.

Nếu cần sửa chữa hay thiết kế lại không gian văn phòng mới, doanh nghiệp nên cân nhắc thuê đội ngũ chuyên nghiệp để thiết kế và hoàn thiện văn phòng để tránh xảy ra những bất tiện trong thời gian làm việc sau này.

Đây là bước quan trọng để thời gian làm việc sau này được thoải mái và hiệu quả hơn. Vì vậy, các doanh nghiệp khi chuyển văn phòng nên dành thời gian và tâm huyết để tìm kiếm văn phòng mới phù hợp nhất có thể gắn bó lâu dài, ổn định, phát triển.

Lập kế hoạch chuyển văn phòng cần làm những gì theo thời gian, chi phí 

Khi tiến hành lập kế hoạch chuyển văn phòng đến nơi làm việc mới, doanh nghiệp cần liệt kê chi tiết từng đầu việc cần phải làm hay phải thuê đơn vị khác làm. Mỗi đầu việc được nêu ra phải có đi kèm với thời gian thực hiện và chi phí cần phải bỏ ra để thực hiện đầu việc đó. Doanh nghiệp cần lên kế hoạch kỹ lưỡng để công tác chuyển văn phòng tiết kiệm thời gian và chi phí nhưng vẫn đảm bảo chất lượng và an toàn cho tài sản công ty.

Ngoài ra, cần phải ghi rõ tên người hay đơn vị thực hiện đầu việc. Việc lên kế hoạch, dự trù chi phí, thời gian và giao nhiệm vụ cụ thể sẽ giúp công tác chuyển văn phòng diễn ra trơn tru hơn rất nhiều.

Xác định ngày giờ chuyển văn phòng để chuẩn bị 

Công ty cần xác định ngày giờ cụ thể tiến hành chuyển văn phòng để có sự chuẩn bị tốt nhất. Để tránh gián đoạn công việc, công ty có thể lựa chọn chuyển văn phòng vào các ngày cuối tuần, nghỉ lễ, hoặc có thể phân công chuyển từng phòng ban, mỗi phòng ban sẽ dọn dẹp chuyển đi trong một ngày để có thể nhanh chóng tiếp tục công việc của từng bộ phận. Đặc biệt, doanh nghiệp nên tránh di chuyển vào các giờ cao điểm của giao thông, để không gặp tình trạng tắc đường, tốn nhiều thời gian di chuyển.

Nếu văn hóa doanh nghiệp coi trọng vấn đề phong thủy, chủ doanh nghiệp có thể chọn ngày đẹp, giờ lành để tiến hành chuyển văn phòng.

Liệt kê các tài sản và có phương án vận chuyển

Bước liệt kê, checklist tài sản là rất quan trọng trong mỗi lần di chuyển văn phòng. Bước này giúp hạn chế bỏ sót tài sản, tài liệu công ty, tránh ảnh hưởng tiến độ công việc kinh doanh sau này và không bị mất thêm chi phí để bổ sung.

Sau khi liệt kê, mỗi loại tài sản sẽ phù hợp với phương án vận chuyển khác nhau, cụ thể:

Tự vận chuyển 

Phương án này phù hợp với những tài sản quan trọng cần sự bảo mật. Hoặc từng cá nhân có thể tự vận chuyển các vật dụng hàng ngày của mình, các tập tài liệu dùng thường xuyên và những đồ có kích thước nhỏ nhẹ có thể vận chuyển bằng phương tiện cá nhân. Các văn phòng đại diện hay công ty nhỏ, ít đồ đạc, có đủ nhân lực và phương tiện vận chuyển thì cũng có thể tự vận chuyển để tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên điều này bắt buộc bạn cần chuẩn bị đầy đủ các vật tư đóng gói, mất khá nhiều thời gian chuẩn bị và dễ gặp nhiều vấn đề khi tháo dỡ, đóng gói, sắp xếp và vận chuyển.

Thuê dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói 

Thuê dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều thời gian và sức lực. Giao phó nhiệm vụ này cho đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ chuyển nhà, chuyển văn phòng có uy tín, kinh nghiệm sẽ đảm bảo an toàn hơn cho tài sản của công ty. Khi thuê ngoài, doanh nghiệp cần có sự giám sát để tiến độ công việc diễn ra nhanh chóng và chính xác.

Có thể thấy, mỗi phương án vận chuyển sẽ có những ưu nhược điểm khác nhau. Để tận tiết kiệm một phần chi phí cũng như tăng gắn kết giữa các thành viên trong doanh nghiệp, đồng thời có thể tiết kiệm thời gian, chi phí, doanh nghiệp có thể kết hợp cả hai phương án thực hiện.

Hoàn trả bàn giao mặt bằng, thanh lý hợp đồng nếu thuê văn phòng 

Sau khi chuyển đi, doanh nghiệp cần dọn dẹp lại văn phòng cũ, khôi phục lại hiện trạng ban đầu để bàn giao lại mặt bằng cũ cho chủ nhà, thanh lý hợp đồng thuê văn phòng và các thủ tục cần thiết khác để tránh nảy sinh vấn đề pháp lý sau này. Mọi thủ tục cần phải tiến hành theo đúng trình tự pháp luật, dựa trên tinh thần hợp tác giữa hai bên.

Chi phí dịch vụ chuyển văn phòng tại TP HCM giá rẻ uy tín.

Chi phí dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói sẽ phụ thuộc vào số lượng hàng hóa, thiết bị bạn cần vận chuyển, khoảng cách từ văn phòng cũ đến văn phòng mới là bao xa, loại xe bạn thuê để vận chuyển, cũng như các chi phí cầu đường, gửi xe, vào bãi… và phí dịch vụ do đơn vị vận chuyển đưa ra.

Hiện nay tại TP. Hồ Chí Minh có rất nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ chuyển văn phòng. Doanh nghiệp cần tham khảo nhiều nguồn thông tin, tìm hiểu các đánh giá khách quan để có lựa chọn phù hợp nhất.

Xem thêm: Dịch vụ vận chuyển hàng hóa đi tỉnh giá rẻ – Lợi ích – Tiết kiệm